Jednym z najważniejszych zadań działu zakupów jest negocjowanie jak najlepszych warunków współpracy z dostawcami. Najlepszym z możliwych efektów negocjacji biznesowych jest bycie preferowanym klientem dla preferowanych dostawców. Nie jest to jednak zadanie łatwe. Dlaczego?

Problemem jest odpowiednie przygotowanie do procesu negocjacyjnego. Okazuje się bowiem, że samo doświadczenie i wiedza negocjatorów nie są w tym przypadku kompetencjami wystarczającymi. Niezbędne jest profesjonalne przygotowanie.

Czy system informatyczny może wspierać pracowników działu zakupów w przygotowaniach? Czy może jest to narzędzie służące wyłącznie do bieżącego zarządzania dostawcami?

 

Antidotum na brak danych

Pierwszym problemem z jakim mierzą się pracownicy działów zakupów odpowiedzialni za negocjacje biznesowe jest brak danych. Chodzi tu zarówno o dane z rynku – pochodzące od potencjalnych dostawców oraz w wywiadowni gospodarczych – jak również o dane dotyczące współpracy z dotychczasowymi dostawcami.

Brak danych uniemożliwia identyfikację parametrów terminowości, jakości i kosztów, które wymagają szczególnej poprawy i powinny być priorytetem dla zespołu negocjacyjnego.

System informatyczny jest rozwiązaniem pozwalającym na eliminację problemu braku danych. Nowoczesne systemy wspierające pracę działów zakupów umożliwiają zbieranie danych pochodzących z różnych źródeł – z wewnątrz organizacji zakupowej, z rynku i od potencjalnych partnerów biznesowych.

 

Natychmiastowe analizy

Jednak same dane to nie wszystko. Konieczna jest także ich szybka analiza i wyciąganie wartościowych wniosków. Nowoczesne systemy informatyczne – wykorzystujące machine learning i sztuczną inteligencję – pozwalają analizować ogromne zbiory danych w czasie rzeczywistym. Natomiast najbardziej zaawansowane i innowacyjne rozwiązania wspierają także procesy decyzyjne. Pozwalają bowiem budować zaawansowane modele predykcyjne, na podstawie których zespoły negocjacyjne mogą budować skuteczne strategie.

Szybki dostęp do danych i wyników analiz pozwala również na błyskawiczne podejmowanie decyzji w sytuacjach wymagających rezygnacji z wcześniej wyznaczonych celów i poszukiwania kompromisów.

 

Dodatkowe korzyści wynikające z wykorzystywania systemu IT w dziale zakupów

Jednak negocjacje biznesowe i bieżące zarządzanie zakupami to nie jedyne zastosowania innowacyjnych systemów informatycznych dedykowanych procesom zakupowym. Systemy te są także wykorzystywane w procesach projektowania i wdrażania strategii zakupowych. Z powodzeniem sprawdzają się także w procesach monitorowania skuteczności strategii i przygotowywania działań korygujących.

A dodatkowo sprawiają, że pracownicy działów sprzedaży mogą koncentrować się na budowaniu długotrwałych relacji z dostawcami opartymi na obustronnych korzyściach, które potwierdzone są twardymi danymi.