Organizatorzy Akademii Najemcy w swoim raporcie pt. “Biuro 10.0” prezentują 10 czynników warunkujących skuteczną relokację lub rearanżację powierzchni biurowych. Zaprojektowanie i stworzenie miejsca pracy, do którego pracownicy po prostu będą lubić przychodzić należy bowiem traktować jako holistyczne i mocno złożone przedsięwzięcie. Pominięcie któregokolwiek z poniższych kroków może skutkować tym, że nowo powstałe biuro nie będzie sprzyjać produktywnej pracy.

  1. Wstępna analiza potrzeb i przygotowanie założeń – analiza potrzeb przyszłych użytkowników tworzonej przestrzeni biurowej zawsze powinna być punktem wyjścia do dalszych prac projektowych. Na tym etapie inwestor musi odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakim aspekcie ma pomóc nowe biuro: czy priorytetem jest optymalizacja kosztów wynajmu, efektywniejsze wykorzystanie przestrzeni, poprawienie produktywności pracowników czy wzmocnienie employer brandingu.
  2. Analiza i przygotowanie programu użytkowego – etap ten zazwyczaj przeprowadzany jest przez zewnętrznego konsultanta, który w dotychczasowej lokalizacji firmy przygląda się strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa i stylowi pracy poszczególnych działów. Zaangażowanie pracowników już na wczesnym etapie prac pomaga we wcześniejszym oswojeniu się z planowaną zmianą w firmie.
  3. Techniczna analiza potrzeb – produktem tego etapu jest brief projektowy zawierający listę technicznych aspektów, jakimi powinno charakteryzować się nowe biuro – powierzchnia, wymagane media, systemy zabezpieczeń, wymogi dot. mikroklimatu itp.
  4. Analiza rynku – mając spisane potrzeby (pracownicze i techniczne) można przystąpić do wstępnej selekcji potencjalnych lokalizacji nowego biura, spełniających założone kryteria w modelu zero-jedynkowym.
  5. Wybór krótkiej listy nieruchomości – stworzoną w poprzednim kroku listę potencjalnych nieruchomości warto skrócić do zaledwie kilku biur, dla których tworzone będą programy użytkowe dla określonych przestrzeni. Analizę warto przeprowadzić na podstawie kryterium jakościowego, a więc przyporządkowując kolejnym kryteriom wagę, a następnie przyznając stosowną punktację.
  6. Negocjacje – same negocjacje umowy najmu lokalu są tak złożonym zagadnieniem, że nie sposób go wyczerpać w tym artykule. Warto jednak na tym etapie zadbać o możliwość wcześniejszego dostępu do przedmiotu najmu, aby przeprowadzka w żaden sposób nie zakłóciła ciągłości działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.
  7. Projektowanie przestrzeni oraz prace wykonawcze – krok ten zazwyczaj w całości realizowany jest przez podwykonawców i wyspecjalizowane biura projektowe. Niemniej jednak warto zwrócić uwagę na to, aby projekt był tworzony zgodnie z zasadami nowoczesnego designu przestrzeni biurowych – z dużą ilością światła dziennego i naturalnej roślinności.
  8. Aranżacja lub rearanżacja powierzchni – etap ograniczający się w zasadzie tylko do nadzoru inwestorskiego podczas prowadzonych prac pod kątem ich zgodności z założonym planem i harmonogramem.
  9. Umeblowanie i przeprowadzka – choć wiele osób urządzanie nowych przestrzeni intuicyjnie zaczyna od przeglądu i wyboru dostępnych na rynku mebli, to jednak nie bez powodu krok ten jest jednym z ostatnich na liście. Należy bowiem pamiętać, że to nie funkcje pomieszczenia dostosowuje się do zamontowanych wcześniej mebli biurowych, a meble dobiera się pod zaplanowaną wcześniej funkcjonalność. Innymi słowy, dopiero mając wyrysowany projekt aranżacji oraz skrystalizowaną listę potrzeb możemy przystąpić do poszukiwań odpowiedniego dostawcy lub producenta krzeseł i stołów konferencyjnych, szaf i regałów biurowych oraz biurek i foteli dla pracowników. Szczególnie można polecić jednego z wiodących sprzedawców internetowych wyposażających biura – sklep www.mebledobiura.pl, który w swojej ofercie posiada meble biurowe najlepszych producentów europejskich i polskich.
  10. Wsparcie poprocesowe – najważniejszym klientem projektu relokacji lub rearanżacji biura są oczywiście pracownicy firmy. Warto pomóc im w aklimatyzacji do nowego otoczenia poprzez np.: wspólną wycieczkę po nowym obiekcie, pakiet powitalny dla każdego, pamiątkową sesję fotograficzną lub “biurówkę”, czyli nieformalną celebrację rozpoczęcia pracy w nowym miejscu.