Zakupy są ważnym obszarem działalności każdej firmy. Wyniki osiągane przez kupców mają bowiem istotny wpływ na wyniki generowane przez przedsiębiorstwo. I właśnie dlatego nie warto oszczędzać czasu i środków na dokładną analizę funkcjonowania struktur i procesów zakupowych

W jaki sposób przeprowadzić skuteczną analizę zakupową? Jaki powinna mieć ona zakres? Gdzie szukać największych potencjalnych korzyści? Oto trzy najważniejsze obszary, na które warto zwrócić uwagę.

Analiza kosztów całkowitych

Oczywiście pierwszą rzeczą, której warto się przyjrzeć, jest całkowity rzeczywisty koszt zakupu towarów. Koszty zakupu nie ograniczają się bowiem wyłącznie do kosztu towarów lub materiałów. Równie istotną pozycją mogą być koszty dostaw, obsługi lub magazynowania. Nie należy również zapominać o kosztach finansowych związanych np. z terminami lub warunkami płatności.

Czynników wpływających na całkowite koszty zakupu może być wiele i zależą one między innymi od specyfiki firmy, branży oraz dostawców. Jedynie pełna analiza zakupowa pozwala na ich dokładne określenie i identyfikację potencjału optymalizacyjnego.

Analiza zapasów i potencjału optymalizacyjnego

Kolejnym ważnym obszarem do analizy zakupowej są koszty zapasów. Jej przeprowadzenie pozwala między innymi na określenie optymalnych stanów magazynowych. Optymalnych, czyli takich które pozwalają minimalizować koszty przy jednoczesnym ograniczaniu negatywnego wpływu potencjalnych braków.

Wyniki analizy zapasów pozwalają na minimalizację kosztów całkowitych. Ale nie jest to jedyna możliwa do osiągnięcia korzyść. Równie istotne jest uzyskanie informacji o takich poziomach zapasów, które będą miały pozytywny wpływ na funkcjonowanie całego łańcucha dostaw i wzrost efektywności między innymi w obszarach produkcji czy sprzedaży.

Jeszcze lepsze Zarządzanie relacjami z dostawcami

Dzięki analizie kosztów i zapasów możliwe jest pełne określenie potrzeb firmy i możliwości optymalizacji w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Wiedza ta może następnie zostać wykorzystana do efektywnego zarządzania relacjami z dostawcami.

Zestawienie wyników analizy zakupowej z wynikami oceny dostawców pozwala na identyfikację tych, którzy zapewniają poziom współpracy umożliwiający uzyskiwanie najlepszych wyników. Wyników, które zapewniają niskie koszty i jednocześnie pozwalają na realizację strategii firmy. Bowiem coraz częściej kupcy odpowiedzialni są nie tylko za koszty, ale również za dostarczanie innowacyjnych rozwiązań podnoszących poziom innowacyjności firmy oraz poziom zadowolenia jej klientów. Oznacza to, że znaczenie działów zakupów w strategii funkcjonowania przedsiębiorstw rośnie i będzie rosło w przyszłości. A to z kolei oznacza wzrost znaczenia analizy zakupowej, bez której niemożliwe będzie osiąganie przewagi rynkowej i wzrostu dochodów. A według wielu ekspertów niemożliwe jakiekolwiek funkcjonowanie na coraz bardziej konkurencyjnym rynku.

Na koniec warto podkreślić, że analiza zakupowa nie może być wydarzeniem jednorazowym i realne korzyści można osiągnąć jedynie w przypadku jej okresowego powtarzania. Dlatego warto, by był to jeden z najważniejszych obowiązków menedżerów odpowiadających za działy zakupów i jednocześnie stały punkt wszystkich szkoleń biznesowych.